Personalakten digitalisieren und Personaldokumente scannen.

InduPrint übernimmt die Digitalisierung und Bereitstellung Ihrer Personalakten gemäß DSGVO.

Absolut rechtssicher, absolut zuverlässig und garantiert wirtschaftlich – die Digitalisierung von Personalakten mit InduPrint.

Die Digitalisierung schreitet in allen Unternehmensbereichen voran. Branchenunabhängig zeigt sich, dass Themen wie Dokumente digitalisieren und scannen sowie Systeme zur digitalen Dokumentenarchivierung mehr und mehr an Bedeutung gewinnen. Zeit- und ortsunabhängiger Zugriff auf technische Daten, Dokumentationen und Akten optimieren Abläufe und Prozessketten in jedem Unternehmen. Der Trend zur Dokumentendigitalisierung hat sich zudem durch die stetig wachsende Zahl derer, die im Homeoffice arbeiten, noch beschleunigt. Das gilt auch für die Digitalisierung von Personalakten! Daher sind wir sicher, dass die Einführung digitaler Personalakten mit InduPrint ein absolut lohnenswertes Projekt ist.

Selbstverständlich gelten für die personenbezogenen Daten von Personalakten strenge Anforderungen was die Datensicherheit sowie die technische und organisatorische Sicherheit angeht. Anforderungen, die von InduPrint souverän und rechtssicher erfüllt werden!

5 Gründe, warum Sie Personalakten digitalisieren sollten:

  • 1. Schnellere, standortunabhängige Verfügbarkeit aller Personaldokumente über eine zentrale digitale Ablage
  • 2. Hinterlegung von Terminen und Fristen sowie die Möglichkeit zur vielseitigen Datenanalyse bei platzsparender, papierloser Archivierung
  • 3. Digitales Zusammenspiel von Lohnbuchhaltung, Sozialversicherung, Gehaltsabrechnung
  • 4. Prozesse rund um Bewerbung, Eintritt und Ausscheiden können definiert und mit Systemunterstützung abgearbeitet werden
  • 5. Zugriffsoptionen für alle Mitarbeitenden auf häufig benötigte Dokumente wie Sozialversicherungsnachweise, Gehaltsabrechnungen oder Lohnsteuerbescheinigungen

InduPrint – Ihr erfahrener Partner für die Digitalisierung von Personalakten

Die sogenannte digitale Personalakte ist viel mehr als nur das Scannen von vorhandenen Dokumenten. Bevor man den Weg zur digitalen Personalakte einschlägt, ist es sinnvoll, sich mit den rechtlichen Anforderungen sowie den technisch und wirtschaftlich relevanten Möglichkeiten auseinanderzusetzen.

Wir sind erfahrene Spezialisten, wenn es um die Digitalisierung von Personaldokumenten wie auch deren Bereitstellung und Verwaltung geht. Sensible, personenbezogene Daten betrachten wir zudem auch unter dem Blickwinkel der Datensparsamkeit.

Es ist zu beachten, dass nicht jedes Dokument, das sich digitalisieren lässt, auch digitalisiert werden darf. Zudem gibt es Personaldokumente, die man zwar scannen und digitalisieren darf, aber deren Nutzen in digitaler Form nicht im Verhältnis zum Aufwand der digitalen Bereitstellung steht.

Die InduPrint-Experten unterstützen Sie bereits in der frühen Phase durch die Erstellung von Positiv- und Negativlisten, damit von Beginn an rechtlich korrekt und wirtschaftlich vorgegangen wird.

  • Auf den Positivlisten werden die Dokumente gesammelt, die aufgrund von gesetzlichen Vorgaben in jedem Fall aufzubewahren sind.
  • Über die Negativlisten erfassen wir jene Dokumente, die nicht digitalisiert werden dürfen.

Datenschutzkonforme Digitalisierung von Personalakten.

Wenn es um die Verarbeitung von personenbezogenen Daten geht, sind klar definierte gesetzliche Vorgaben einzuhalten.

Personalakten enthalten stets umfassende persönliche Daten der Mitarbeitenden, die weit über die rudimentären Angaben zur Person hinausreichen. In einer Personalakte sind Daten und Informationen über Einkommen, Familienstand/Kinder, Krankmeldungen, ärztliche Atteste mitsamt Angaben zur Gesundheitssituation sowie Religionszugehörigkeit erfasst.

Ferner befinden sich Hinweise über Vertragsbestandteile, Verfehlungen, Fortbildungsnachweise, Zeugnisse, erhaltene Boni oder andere personenbezogene Fakten in einer Personalakte. Diese Informationen sind durch den Gesetzgeber verfassungsrechtlich geschützt.

Der Gesetzgeber fordert daher bei der Verarbeitung und Speicherung dieser personenbezogenen Daten technische und organisatorische Maßnahmen, um maximalen Schutz zu gewährleisten. Beim Scannen von Personalakten stellt InduPrint Services sicher, dass die Anforderungen aus dem Bundesdatenschutzgesetz BDSG §9 BDSG wie auch der neuen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zuverlässig erfüllt werden.

Sprechen Sie mit uns über Ihre Wünsche rund um Datendigitalisierung und Datenextraktion. Unsere Experten Udo Schienmann und Daniel Kipp freuen sich auf Ihren Anruf oder Ihre Mail. Wir beraten Sie gerne.

Folgende Punkte sind zu beachten, damit Personalakten rechtssicher digitalisiert und Papierakten rechtskonform vernichtet werden:

  • Grundsätzlich gelten für digitale Personalakten dieselben Vollständigkeitsanforderungen wie in Papierform. Daher muss die Personalakte vollständig digitalisiert werden.
  • Gemäß Arbeitsrecht müssen bestimmte Unterlagen jedoch in Schriftform erhalten bleiben, um ihre Wirksamkeit zu erhalten. (Beurkundungspflicht im Streitfall!)
  • Vor der endgültigen Vernichtung von Papierakten sollte also das rechtliche Risiko bewertet werden.
  • Die Einlagerung der Papierdokumente bei InduPrint ist im Zweifelsfall eine kostengünstige Option.

In 6 Schritten zur Personalakte

Anfrage und Zieldefinition

Abstimmen Ihrer Anforderungen sowie Strukturierung der Inhalte Ihrer digitalen Personalakten.

1

Datenschutz, Datensicherheit und Berechtigungen

Wir erstellen eine Datenschutzvereinbarung, stimmen mit Ihnen Protokollierung und Zugriffsrechte ab.

2

Logistik

InduPrint organisiert die zuverlässige Verpackung und Abholung der Personalakten.

3

Personalakten digitalisieren

InduPrint scannt und digitalisiert Ihre Personalunterlagen. Wir strukturieren und indexieren wie vereinbart und führen eine QM-Prüfung durch.

4

Datenlieferung

Sie erhalten von uns die vollständig digitalisierten Personalakten, einschließlich der Metadaten, auf einem Datenträger oder per Secure-Download.

5

Nutzung der digitalen Personaldokumente

Sie können nun vollkommen standortunabhängig mit Ihren digitalisierten Personalakten arbeiten.
6

Digitalisierte Personalakten sorgen für mehr Effizienz in der Personalabteilung.

Schneller im Zugriff, effizientere Verarbeitung und die Möglichkeit, von jedem Standort aus zugreifen zu können – es spricht viel für die digitale Bereitstellung von Personalakten und Personaldokumenten.

Der Schritt zur Digitalisierung ist zunehmend eine interne Ressourcenfrage in vielen Unternehmen. Die Personalabteilung ist meist kaum in der Lage, das Scannen der Personalunterlagen zu übernehmen. Für andere Abteilungen ist das Datenmaterial jedoch eindeutig zu heikel.

InduPrint ist ein erfahrener und zuverlässiger Dienstleister für digitale Archivierung, Dokumentenmanagement und die Erstellung von digitalen Personalakten. Als Scandienstleister, der auf das Digitalisieren von Personalakten spezialisiert ist, zählt InduPrint Services im deutschsprachigen Raum zu den führenden Anbietern.

Zuverlässig und diskret übernehmen wir die Verantwortung für den gesamten Verarbeitungsprozess. Von der Beratung über die Logistik, das Scannen, die Indexierung, der elektronischen Bereitstellung bis zur Vernichtung der Personalakten oder deren sichere Archivierung.

Da wir mit wenigen Schnittstellen arbeiten, stellen wir zuverlässig sicher, dass keine sensiblen Daten verloren gehen oder in falsche Hände geraten.

Wenn Sie jetzt mehr über das Thema "Personalakten digitalisieren" wissen möchten, nehmen Sie Kontakt mit Udo Schienmann auf. Er berät Sie gerne und erstellt ein individuell auf Sie zugeschnittenes Angebot!