Hybride Archivierung mit InduPrint Services überzeugt mit übersichtlicher Dokumentenstruktur, die zu Ihrem Unternehmen passt.

Unternehmen sehen sich heute mit einer zunehmend großen Menge strukturierter Dokumente wie beispielsweise Rechnungen und Lieferscheinen sowie unstrukturierten Dokumenten wie Briefen, Projektakten oder technischen Dokumentationen konfrontiert. Mit Archivierungslösungen von der Stange ist hier nicht geholfen. Deshalb bieten wir Ihnen eine Lösung, die ebenso individuell ist wie Ihre Dokumente: das hybride Archiv.

Optimale Balance zwischen praktischem Nutzen und kaufmännischen Aspekten – das digitale Dokumentenarchiv ist beispiellos in Sachen Datenmanagement

Physikalische Archive belegen wertvollen Raum, und der Zugriff auf benötigte Dokumente ist langsam und unkomfortabel. Eine komplette Digitalisierung kann hingegen verhältnismäßig aufwendig und kostenintensiv werden, zudem sind die Dokumente ohne effiziente Strukturierung nur schlecht auffindbar. Die hybride Archivierung vereint die Vorteile beider Methoden in einer intelligenten Lösung.

Wir bauen für Sie einen komfortablen Such-Index aller Dokumente auf. Für Sie als User spielt es keine Rolle ob Sie Dokumente suchen die digitalisiert wurden oder nur eingelagert sind. Übersichtlich wird Ihnen dargestellt wo und in welcher Form das Material bereitsteht. Digitales rufen Sie sofort auf, eingelagerte Dokumente fordern Sie entweder gescannt oder “physikalisch” an.

Darum entwickeln wir vorab auf Basis einer betriebswirtschaftlichen Beratung  ein maßgeschneidertes Konzept für Ihr Dokumentenmanagement mit einer optimalen Balance zwischen praktischem Nutzen und kaufmännischen Aspekten und setzen dieses für Sie um. So gewährleisten wir eine effiziente, individuelle und wirtschaftliche Strukturierung Ihrer Dokumente.

Sämtliche Leistungen aus einer Hand – das dreistufige hybride Archiv in der Praxis

1) Komplett-Digitalisierung für laufende Vorgänge

mit hoher Zugriffswahrscheinlichkeit und/oder längerer Aufbewahrungsfrist. InduPrint Services führt eine Indexierung nach vorab vom Kunden festgelegten Kriterien durch und ermöglicht so eine zielführende Recherche.

2) Scan-on-Demand für Dokumente mit vereinzelten Zugriffen,

die in absehbarer Zeit vernichtet werden können. InduPrint Services lagert die Dokumente in eigenen Räumen in einem Handarchiv ein und erstellt einen Index – benötigte Dokumente werden gescannt und dem Kunden binnen weniger Stunden digital zur Verfügung gestellt. Zuverlässig und termingetreu – wir sind Ihr Scandienstleister.

 

3) Sichere Lagerung von Dokumenten ohne regelmäßigen Zugriff,

die aus rechtlichen Gründen aufbewahrt werden müssen. InduPrint Services lagert diese Dokumente geschützt gegen Umwelteinflüsse in einem Langzeitarchiv ein. Benötigt der Kunde Akten aus diesem Bereich, sucht InduPrint Services diese heraus und stellt sie binnen 24 Stunden zur Verfügung. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist bereinigt InduPrint Services selbstständig den kompletten Jahrgang.

Hybride Archivierung ist eine Sache für erfahrene Experten – sprechen Sie zuerst mit uns.

Ihre Vorteile der digitalen Dokumentenverwaltung mit InduPrint Services

  • Archiv-Management mit allen relevanten Leistungen aus einer Hand
  • Maßgeschneiderte Konzepte mit optimaler Balance zwischen praktischem Nutzen und hoher Wirtschaftlichkeit
  • Hohe Kosteneinsparungspotenziale durch hybride Archivierung
  • Bequem Dokumente digitalisieren und verwalten über eine webbasierte Plattform
  • Gute Auffindbarkeit und sofortiger Zugriff auf digitalisierte Dokumente durch professionelle Indexierung, Volltextsuche möglich
  • Die digitale Suche und Recherche schließt eingelagerte, nicht digitalisierte Dokumente und deren Anforderung zuverlässig ein.
  • Scanservice: kurze Zugriffszeiten dank Scan-on-Demand für Dokumente im Handarchiv
  • Dokumente im Langzeitarchiv stehen binnen 24 Stunden zur Verfügung
  • Keine Investitionskosten, leistungsabhängige Vergütung