Einrichtung eines Visitenkartenportals

Toilettenpapier ist ein geniales Produkt… Warum? Nun, jeder braucht es und es verbraucht sich ständig. Leider sind wir nicht im Klopapier-Business, sondern Experten für clevere Web2Print-Lösungen – zum Beispiel auch für Visitenkarten.

Visitenkarten benötigt im Geschäftsleben auch fast jeder und sie verbrauchen sich in der Regel ebenfalls, wenn auch auf andere Weise wie Toilettenpapier. Sie gehören nicht nur für Außendienstmitarbeiter zur Grundausstattung. Als Faustformel gilt, dass sogar jeder Mitarbeiter mit repräsentativer Funktion oder Kundenkontakt regelmäßig Visitenkarten benötigt.

 

Entgegen dem sonst überall gängigen Phänomen des geänderten Mediennutzungsverhaltens der Menschen ist der Bedarf an klassischen gedruckten Visitenkarten für Unternehmen also nach wie vor groß. Allein in den USA werden jährlich rund 10 Milliarden Visitenkarten gedruckt. Nach wie vor lassen sich auf diese Weise Kontaktdaten zwischen Unternehmen oder Geschäftspartner schnell und unkompliziert austauschen. Die Visitenkarte hat also auch im digitalen Zeitalter immer noch ihre Daseinsberechtigung und lässt sich auch durch das virtuelle Verknüpfen in Business Netzwerken wie z.B. LinkedIn nicht komplett ersetzen. Rund dreiviertel aller Unternehmen aus der DACH-Region geben sogar an, Visitenkarten auch in Zukunft Vorrang zu geben.

Darüber hinaus gehört eine schöne Visitenkarte, hochwertig bedruckt und haptisch ein Erlebnis, zum Branding eines Unternehmens. Sie komplettiert das Corporate Design und vermittelt, wie jedes andere Marketing-Instrument auch, ein bestimmtes Image und repräsentiert das Unternehmen.

Die Beschaffung und Abwicklung kann allerdings je nach Unternehmensgröße und Internationalität durchaus eine zeitintensive Arbeit sein.

Trotzdem (oder gerade deshalb) entsteht häufig ein großer Aufwand in Unternehmen, wenn es um die Bestellung von Visitenkarten geht. Die meisten Mitarbeiter sind bereits mit ihren eigenen Aufgaben stark eingebunden und zeitaufwendige Bestellprozesse oder das Warten auf Freigabe hält sie von ihrer eigentlichen Tätigkeit ab. In vielen Unternehmen ist die Vorgehensweise ähnlich und variiert nach Größe und vorhandener Kapazität.

Wie läuft das Bestellen von Visitenkarten in vielen Unternehmen ab?

Wenn ein Mitarbeiter feststellt, dass Visitenkarten benötigt werden, da nur noch wenige übrig sind oder es einen hohen Bedarf geben wird, da z.B. eine Messe oder ähnliches ansteht, möchte er neue bestellen. Dies muss dann zuerst mit einer Person, die für das Budget verantwortlich ist, geklärt werden. Sobald das Budget von Controlling oder dem Einkauf freigegeben wurde, muss er sich mit der Marketing-Abteilung in Verbindung setzen, die dann eine Druckdatei erstellt oder eine externe Grafik-Agentur damit beauftragt, die Datei zu produzieren. Danach erfolgt dann die Weiterleitung an die Druckerei, die die Visitenkarten druckt und an die Firmen-Adresse liefert. Parallel wird eine Rechnung mitgeschickt, die wiederrum von der Finanzbuchhaltung verbucht werden muss. All diese Schritte sind teuer und zeitaufwendig – und in vielen Betrieben aktuell notwendig, um einfach nur 100 Visitenkarten zu bestellen.

Natürlich läuft dieser Vorgang schneller ab, wenn eine Datei vorhanden ist, die bereits vorher für den Mitarbeiter verwendet wurde. Hatte der Kollege aber noch keine Visitenkarte oder ist neu im Unternehmen, muss in jedem Fall eine neue Datei erstellt werden. Gleiches gilt, wenn sich z.B. Telefonnummer, Stellenbezeichnung oder der Nachname auf der Visitenkarte ändert. Auch dann muss eine neue CI-konforme Druckdatei hergestellt werden.

Es geht auch anders!

Um ihrem Unternehmen diesen Bestellvorgang in Zukunft deutlich zu erleichtern, bieten wir bei InduPrint Services die Einrichtung eines digitalen Visitenkartenportals an. Auch für einen der größten deutschen Zulieferer im Automotive Bereich haben wir bereits ein individuelles Portal zum Bestellen von Visitenkarten aufgebaut.

Als Web2Print Spezialisten haben wir ein komfortables Portal geschaffen, in dem rund 40 verschiedene, mehrsprachige Templates für alle gewünschten Unternehmensbereich und Tochtergesellschaften enthalten sind. Dazu gehören u.a. Drop-Down Menüs, die Möglichkeit der Direkteingabe, Templates mit und ohne QR-Code sowie die Auswahl zwischen ein- oder zweiseitigen Visitenkarten. Die Plattform kann jederzeit um weitere Produkte oder Dienstleistungen ergänzt werden. Das System ist weltweit online nutzbar, hütet das Corporate Design und überzeugt durch volle Kostenkontrolle, SAP-Schnittstelle und klare Benutzerführung.

Für Unternehmen ergeben sich folgende Vorteile:

  • Die Möglichkeit einer zentralen CI-Verwaltung, die auch konstant eingehalten wird.

  • Ein zentralisierter Bestellweg, der den Aufwand für den Kunden deutlich reduziert.

  • Ein durchgängig digitaler Bestell- und Abrechnungsvorgang.

Eine weitere Besonderheit dieses Portals ist der automatisierte Bestellvorgang zwischen dem Kunden und InduPrint durch die SAP-Katalogschnittstelle. Bestellfreigaben, SSO und Benutzerverwaltung laufen ebenfalls über ein SAP-Kundensystem.

InduPrint Services unterstützt Sie kompetent rund um’s Thema Drucken. Unser Ziel ist es, Ihnen zu mehr Wirtschaftlichkeit und größtmöglicher Effizienz zu verhelfen. Wenn es um individuelle Anforderungen wie Bestellsysteme, Web2Print Lösungen oder ein Onlineportal für Kreditkarten geht – bei uns sind sie in den besten Händen. Wenn Sie mehr über dieses Referenzprojekt wissen möchten oder eine andere Web2Print-Lösung suchen, sprechen Sie uns einfach an. Wir sicher auch für Ihr Unternehmen eine fantastische Lösung.