Archivierung mit InduPrint Services ist so individuell wie Ihre Dokumentenstruktur!

Unternehmen sehen sich heute mit einer zunehmend großen Menge strukturierter Dokumente wie beispielsweise Rechnungen und Lieferscheinen sowie unstrukturierten Dokumenten wie Briefen, Projektakten oder technischen Dokumentationen konfrontiert. Mit Archivierungslösungen von der Stange ist hier nicht geholfen. Deshalb bieten wir Ihnen eine Lösung, die ebenso individuell ist wie Ihre Dokumente: Das hybride Archiv.

Optimale Balance zwischen praktischem Nutzen und kaufmännischen Aspekten

Physikalische Archive belegen wertvollen Raum, und der Zugriff auf benötigte Dokumente ist langsam und unkomfortabel. Eine komplette Digitalisierung hingegen ist verhältnismäßig aufwendig und kostenintensiv, zudem sind die Dokumente ohne effiziente Strukturierung nur schlecht auffindbar. Das hybride Archiv vereint die Vorteile beider Methoden in einer intelligenten Lösung. Auf Basis einer betriebswirtschaftlichen Beratung entwickeln wir ein maßgeschneidertes Konzept mit einer optimalen Balance zwischen praktischem Nutzen und kaufmännischen Aspekten und setzen dieses für Sie um. So gewährleisten wir eine effiziente, individuelle und wirtschaftliche Strukturierung Ihrer Dokumente.

Sämtliche Leistungen aus einer Hand

Der Zugriff auf sämtliche Dokumente erfolgt über eine webbasierte Plattform, mit der auch Dokumente aus den physikalischen Archiven angefordert werden können. InduPrint Services bietet alle Leistungen wie beispielsweise Beratung und Vorerfassung, Scannen, Logistik, Lagerung, laufende Archivierung und Verwaltung bis hin zur zertifizierten Vernichtung vorab definierter Dokumente sowie die Optimierung sämtlicher Prozesse aus einer Hand.

  • Beratung
  • Vorerfassung
  • Scannen
  • Logistik
  • Lagerung
  • Archivierung
  • Verwaltung
  • Vernichtung

Das dreistufige hybride Archiv in der Praxis

1) Komplett-Digitalisierung für laufende Vorgänge

mit hoher Zugriffswahr-scheinlichkeit und / oder längerer Aufbewahrungsfrist. InduPrint Services führt eine Indexierung nach vorab vom Kunden festgelegten Kriterien durch und ermöglicht so eine Ziel führende Recherche.

2) Scan-on-Demand für Dokumente mit vereinzelten Zugriffen,

die in absehbarer Zeit vernichtet werden können. InduPrint Services lagert die Dokumente in eigenen Räumen in einem Handarchiv ein und erstellt einen Index – benötigte Dokumente werden gescannt und dem Kunden binnen weniger Stunden digital zur Verfügung gestellt.

3) Sichere Lagerung von Dokumenten ohne regelmäßigen Zugriff,

die aus rechtlichen Gründen aufbewahrt werden müssen. InduPrint Services lagert diese Dokumente geschützt gegen Staub und Feuchtigkeit in einem Langzeitarchiv ein. Benötigt der Kunde Akten aus diesem Bereich, sucht InduPrint Services diese heraus und stellt sie binnen 24 Stunden zur Verfügung. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist bereinigt InduPrint Services selbstständig den kompletten Jahrgang.

Ihre Vorteile

  1. Archiv-Management mit allen relevanten Leistungen aus einer Hand
  2. Maßgeschneiderte Konzepte mit optimaler Balance zwischen praktischem Nutzen und hoher Wirtschaftlichkeit
  3. Hohe Kosteneinsparungspotenziale durch hybride Archivierung
  4. Bequeme Verwaltung sämtlicher Dokumente über eine webbasierte Plattform
  5. Gute Auffindbarkeit und sofortiger Zugriff auf digitalisierte Dokumente durch professionelle Indexierung, Volltextsuche möglich
  6. Kurze Zugriffszeiten dank Scan-on-Demand für Dokumente im Handarchiv
  7. Dokumente im Langzeitarchiv stehen binnen 24 Stunden zur Verfügung
  8. Keine Investitionskosten, leistungsabhängige Vergütung

Sie finden unsere Ansprechpartner für den Bereich Digitalisierung und Archivierung in den InduPrint Services Standorten Kornwestheim, Ulm, Weingarten und Stuttgart!

Unsere Standorte

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