Hybride Archivlösung "out-of-the-box"
Mit einer effizienten Lösung für ein hybrides Archiv hat InduPrint den weltweit führenden Spezialisten für Antriebs- und Steuerungstechnologie als Neukunden gewonnen.
Rascher Zugriff auf ältere Archivteile mit Scan-on-Demand
Die Verwaltung von hybriden Archiven, bestehend aus Papierdokumenten und digitalen Unterlagen, wird für Unternehmen zunehmend kompliziert: Geordnete physikalische Archive verstellen meist wertvollen Büroraum, häufig fehlt zudem der Überblick, welche Dokumente sich wo befinden und wie lang die Aufbewahrungsfristen sind. Eine pauschale Digitalisierung aller Papierdokumente durch einen Scan-Dienstleister hingegen ist enorm teuer, außerdem sind die extrem großen Datensätze relativ unstrukturiert. Probleme, vor denen auch der weltweit führende Spezialist für Antriebs- und Steuerungstechnologie nicht gefeit war. InduPrint präsentierte die Lösung, ein Konzept mit optimaler Balance zwischen praktischem Nutzen und kaufmännischen Aspekten: Archivteile, die mit hoher Wahrscheinlichkeit benötigt werden, wurden komplett indiziert und digitalisiert. Der Rest wurde vorerst indiziert und in einem Handarchiv oder vor Staub und Feuchtigkeit geschützt im Hochregal gelagert.
Die Bereitstellung der digitalen Dokumente erfolgt über ein eigens für diese Lösung entwickeltes Webtool – und zwar out-of-the-box, ohne in die IT-Infrastruktur des Kunden einzugreifen. Der von InduPrint übernommene Archivbestand wird im Laufe von sechs Jahren bis zu 20.000 Aktenordner umfassen – mindestens, wie Mathias Hupka betont: „Wir haben die Ressourcen, weitere Aufträge kurzfristig einzusteuern. Denn das Equipment und das Personal sind in unserem Scan-Zentrum in Stuttgart vorhanden. Hier kombinieren wir die InduPrint Kernbereiche Scannen, Digitalisieren und Prozessoptimierung. Der Kunde übergibt uns seine Akten und muss sich von diesem Moment an um nichts mehr kümmern. Sein besonderer Benefit sind die extrem kurzen Zugriffszeiten sogar auf alte Archivteile.“
Weitere Informationen finden Sie im aktuellen InduPrint Newsletter „Kompass“ – bei Interesse schreiben Sie bitte eine kurze Mail mit Ihren Kontaktdaten an induprint@bene-kom.de.
